Un service de police de la région nous a appelé récemment. Comme beaucoup d’organisations, ils gardent leurs archives par année, en caisses, et quand une année peut enfin partir, ils nous demandent de venir la chercher. Ils accumulent, ils accumulent, et au bout d’un moment, il faut tout évacuer d’un coup.
Il existe maintenant une autre façon de faire : un conteneur reste chez vous, vous y déposez vos documents confidentiels au fil de l’eau, nous venons le chercher à intervalle régulier, nous détruisons tout à Ghlin selon la norme DIN 66399 niveau P-4, et vous recevez un certificat à chaque passage.
Au sommaire de cet article :
On pense souvent aux grosses archives. Mais dans la plupart des organisations, les documents confidentiels se produisent tous les jours, en petites quantités, et ils ne se ressemblent pas d’un métier à l’autre.
Dans un cabinet d’avocats, ce sont des dossiers clôturés, des pièces de procédure, des copies de cartes d’identité.
Dans une pharmacie ou un cabinet médical, des ordonnances et des données patients.
Dans une école, des bulletins, des dossiers d’élèves, des copies d’examens.
Dans une fiduciaire, des pièces comptables arrivées au bout de leur durée de conservation. Et partout, des fiches de paie, des contrats, des dossiers du personnel.
Le point commun : aucun de ces papiers n’a sa place dans une poubelle ordinaire ou dans un broyeur de bureau qui coupe en bandes. Et tant qu’ils attendent dans une armoire ou un local d’archives, ce sont des données personnelles qui restent à portée de main.
Comment fonctionne le passage régulier
Le principe est simple : un conteneur chez vous, un rythme convenu ensemble, un certificat à chaque fois. Vous n’avez plus à attendre d’en avoir « assez » pour appeler, ni à organiser une grosse évacuation tous les deux ans.
- On fait le point ensemble sur ce que vous produisez comme papier, et à quel rythme.
- Nous déposons un conteneur dans vos locaux.
Vos équipes y glissent les documents à détruire au fur et à mesure.- Nous venons le chercher au rythme convenu, ou dès qu’il est plein, et nous en laissons un autre à la place.
- Vos documents sont détruits dans nos ateliers de Ghlin, selon la norme DIN 66399, niveau P-4.
Le papier est réduit en particules assez fines pour qu’aucune donnée ne puisse être reconstituée.- Vous recevez un certificat de destruction après chaque intervention. C’est votre preuve, à garder avec votre registre des traitements.
- Le papier détruit est recyclé en circuit court, avec un partenaire du Hainaut.
Une précision, pour être tout à fait transparents : nous ne détruisons pas vos documents dans un camion devant chez vous. Ils partent fermés vers nos ateliers et y sont détruits par notre équipe, sous notre responsabilité selon la norme DIN 66399, niveau P-4.
Chez nous, la destruction est confiée à des collaborateurs aveugles et malvoyants.
Une personne qui ne peut pas lire un document ne peut pas en divulguer le contenu : la confidentialité tient à la nature même du travail.
Belinda, l’une de nos collaboratrices, le résume avec simplicité : « Je ne sais de toute façon pas le lire, donc je le dépose directement dans la machine et le travail fait le reste. »
Les Ateliers de Mons sont une Entreprise de Travail Adapté (ETA) de 80 collaborateurs, dont 70 reconnus par l’AVIQ. Nous confier vos documents, c’est remplir une obligation et donner du travail à des personnes en situation de handicap, dans le même geste. Un passage régulier compte aussi pour l’équipe : un travail qui revient régulièrement se planifie, et c’est ce qui permet de faire vivre un atelier dans la durée.
Le passage régulier s’adresse aux organisations qui produisent du papier confidentiel en continu.
Cinq profils s’y retrouvent particulièrement.
Communes, CPAS, zones de police, écoles et centres PMS produisent des documents administratifs en permanence et doivent pouvoir montrer ce qu’ils en font. Bon à savoir : la loi du 17 juin 2016 sur les marchés publics permet de réserver un marché à une Entreprise de Travail Adapté (article 15). Les directions d’école trouveront des repères dans notre article sur la conservation des archives scolaires.
Le secret professionnel ne s’arrête pas à la clôture du dossier. Et des dossiers, il s’en clôture chaque semaine. Nous détaillons les règles dans notre article sur la destruction des dossiers d’un cabinet d’avocats.
Médecins, pharmacies, maisons de repos : ordonnances et dossiers patients sont des données sensibles, avec des délais de conservation propres à chaque document. Voyez nos repères pour les pharmacies et laboratoires et pour les archives médicales.
En Belgique, pièces justificatives et livres comptables se conservent sept ans (Code de droit économique, art. III.86 et III.88). Chaque année, une nouvelle tranche arrive à échéance : un passage planifié évite que tout s’accumule.
Pour vos cas particuliers, vérifiez toujours les durées de conservation auprès de votre ordre professionnel ou de votre DPO.
Fiches de paie, contrats de travail, comptes individuels, attestations : un secrétariat social traite chaque mois des documents sur les salariés de dizaines d’employeurs. Ce sont des données personnelles, parfois sensibles, et elles arrivent en continu. Le compte individuel, par exemple, se conserve cinq ans à partir de sa clôture annuelle. Chaque année, une nouvelle tranche peut partir, et un passage régulier évite qu’elle s’accumule dans les archives.
Un déménagement, un grand rangement d’archives, une cessation d’activité : la prestation ponctuelle reste bien sûr possible, avec le même certificat.
Nous expliquons ce qui fait le prix d’une destruction ponctuelle, et pourquoi un broyeur de bureau ne remplace pas un service professionnel.
Vous nous dites ce que vous produisez, nous vous proposons un rythme. Ensuite, vous n’avez plus qu’à remplir le conteneur : nous passons, nous détruisons à Ghlin, vous recevez votre certificat. Nous intervenons à Mons, à Ghlin et dans le Hainaut.
Vos archives méritent mieux qu’un coin de cave
Pour en savoir plus :
Cela dépend de votre volume. Un petit cabinet remplit un conteneur bien moins vite qu’une administration communale. L’essentiel est de ne pas garder des documents au-delà de leur durée de conservation, comme le demande le RGPD. Nous convenons ensemble d’un rythme, ou d’un passage dès que le conteneur est plein, et il peut évoluer.
Nous déposons un conteneur dans vos locaux. Vos équipes y glissent les documents confidentiels au fur et à mesure. Au rythme convenu, ou quand il est plein, nous venons le chercher, nous en laissons un autre et nous emportons les documents vers nos ateliers de Ghlin, où ils sont détruits selon la norme DIN 66399, niveau P-4.
Oui. Un certificat de destruction vous est remis après chaque intervention. Il atteste que vos documents ont été détruits selon la norme DIN 66399, niveau P-4. Vous pouvez le joindre à votre registre des traitements et le présenter en cas de contrôle.
Dans certains cas, oui. La loi du 17 juin 2016 permet de réserver un marché à une Entreprise de Travail Adapté (article 15). Pour un marché de faible montant, sous 30 000 € hors TVA, le marché peut être conclu sur simple facture acceptée (article 92). Vérifiez votre situation avec votre service marchés publics.