Le contexte
À l’issue de chaque scrutin, les bulletins de vote, en tant que documents contenant des données sensibles, doivent être traités conformément aux exigences légales et réglementaires relatives à la protection des données.
Le problème
Le Palais de Justice de Mons avait donc besoin d’un prestataire dans le cadre de la destruction des bulletins de vote après les élections de juin. Ce service devait être réalisé en conformité avec les réglementations en vigueur concernant la protection des données, en particulier la destruction P4, garantissant une sécurité maximale des informations contenues dans les bulletins de vote.
Solution apportée par Les Ateliers de Mons
- Sécurisation des informations : Les bulletins ont été collectés dans des sacs scellés. Ces sacs ont été transportés vers notre centre de destruction de manière sécurisée.
- Conformité légale : Une fois au centre de destruction, les bulletins ont immédiatement été détruits dans le broyeur P4 dans un espace uniquement accessible à l’opérateur chargé de la destruction. Le destructeur répond à la norme DIN 66399 - P04 et par conséquent à la réglementation RGPD.
- Traçabilité complète : Chaque étape du processus, depuis la collecte jusqu'à la destruction finale, est rigoureusement tracée. Un système de suivi permet de contrôler en temps réel le statut des documents.
- Rapidité d'exécution : Le processus de destruction est non seulement sécurisé mais aussi rapide. La destruction a débuté le jour suivant la collecte.
- Impact social : L'opérateur en charge de la destruction est une personne malvoyante, ce qui contribue non seulement à renforcer la sécurité des données, mais également à accroître l'impact de la responsabilité sociale du Palais de Justice.
- Certification de destruction : À l'issue du processus, un certificat de destruction est délivré, attestant que l'ensemble des documents a été détruit conformément à la norme P4.
- Impact environnemental : Après avoir été détruits, les papiers ont été compactés en ballots afin d'optimiser le transport. Ces ballots ont ensuite été transférés dans un centre de recyclage du papier, où ils seront traités pour être réutilisés dans la production de nouveaux produits en papier.
Les résultats
- Sécurisation optimale : Les bulletins de vote ont été détruits de manière sécurisée et conforme aux normes en vigueur.
- Réactivité accrue : Le Palais de Justice a bénéficié d'un service réactif et fiable, assurant une destruction rapide des documents.
- Conformité assurée : Le respect des régulations RGPD et des normes DIN 66399 - P04 garantit la conformité légale du Palais de Justice.
- Amélioration de l'image de marque : En faisant appel aux services des Ateliers de Mons qui s'engagent pour l'inclusion professionnelle des personnes malvoyantes et aveugles, le Palais de Justice a pris part à un projet à forte responsabilité sociale et environnementale.
Conclusion
Les Ateliers de Mons offrent une solution unique et sécurisée pour la destruction de documents confidentiels, combinant fiabilité, conformité légale et impact sociétal. En tant qu'Entreprise de Travail Adapté, nous remettons à l'emploi des personnes en situation de handicap, et le fait d'être malvoyant est un réel atout pour cette profession, garantissant la sécurisation des informations sensibles.
Pour plus d'informations ou pour demander un devis, contactez-nous dès aujourd'hui sur notre site web ou appelez-nous au +32 123 456 789.